Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinde Bilgi Varlıklarının Kullanımı

Year 2019, Volume: 2 Issue: 1, 1 - 8, 28.06.2019

Furkan Aydın , Varol Saydam

https://doi.org/10.33721/by.487132

Cited By: 1

Abstract

Günümüz
teknolojisindeki değişimler her alanda olduğu gibi bilgi ve belge yönetimi
sistemlerinde de değişimi gerektirmiştir. Fiziksel ortamdaki belgelerin
üretiminden imhasına kadar olan süreci kapsayan yaşam döngüsündeki aşamalar,
günümüzde süreçlerin zorlaşması ve uzun zaman alması ile birlikte belge
yönetiminin elektronik ortamda olmasını zorunlu hale getirmiştir. Dijital
kurumlarda elektronik belge yönetimi sistemi  (EBYS) ile üretilmiş
belgelerin korunması, sürdürebilirliği, güvenilirliği ve erişilebilirliğinin
sağlanması gerekmektedir. Dijital kurumların bilgi altyapısını oluştururken
deneyimli bilgi ve belge yöneticileri ile bilgi işlem personelleri, EBYS’nin
verimliliği ve kullanımı açısından kurumda üretilen belgeler ile ilgili kurumun
organizasyon yapısını dikkate almalı ve belge yöneticileri bilgi varlıklarının
belirlenmesini, sınıflandırılmasını ve bilgi varlıklarının güncel kalmasını
sağlamalıdırlar. Bu aşamadan sonra bilgi varlıklarının grup, derecelendirme,
saklanma süresi, yetkilendirme, erişilebilir, yetki,  dosya boyutu ve
formatı belirlenmelidir. Ayrıca risk derecelendirmesinin de yapılarak kurumun
bilgi altyapısı oluşturulmalıdır. Bilgi varlığı; verimli bir şekilde
anlaşılması, paylaşılabilmesi, korunması ve kullanılabilmesi için tek bir birim
olarak tanımlanan ve yönetilen bir bilgi yığınıdır. Bilgi varlıklarının
tanınabilir ve yönetilebilir değer, risk, içerik ve yaşam döngüleri vardır. Bu
çalışmada kurumun bilgi güvenliği ve yönetim sistemi standardı kapsamında
varlık envanteri ve risk değerlendirme tabloları oluşturulmuştur. Varlıkların
fiziksel, dijital olarak tanımlanması ve ayrıştırılması, elektronik belge
yönetimi sistemi ile tespit edilmesi ve ilişkili olanların standart dosya
planına göre sınıflandırılması yapılmıştır. Bu araştırmada vurgulanmak istenen
kurumlarda üretilen elektronik belgelerin üretiminden imhasına kadar olan
süreçte belgelerin korunması, sürdürülebilirliği, güvenilirliği ve erişebilir
olmasıdır. Ayrıca bilgi varlıklarının kurumun dijital sürekliliğini sağlamada,
belgelere doğru şekilde ve kısa zamanda erişilmesinde kurumun elektronik belge
yönetimini verimli bir şekilde yönetmesini de önem arz etmektedir. Çalışma kapsamında
Basın İlan Kurumu’ndaki elektronik belge yönetimi uygulamalarındaki bilgi
varlıkları örnek olarak sunulacaktır.

Keywords

elektronik belge yönetimi, bilgi varlıkları, dijital süreklilik, dijital çağ, basın ilan kurumu

The Using of Information Assets in Electronic Record Management Systems

Abstract

The changes in
today's technology have necessitated the change in information and record
management systems as in every field. The stages in the life cycle, including
the process from the production of the records in the physical environment to
the disposal of the records, have made the process of record management to be
in electronic environment as the processes become harder and take a long time.
The protection, sustainability, reliability and accessibility of records
produced by electronic record management systems (ERMS) in digital institutions
should be ensured. When creating the information infrastructure of digital
institutions, experienced information and records managers and IT personnel
should consider the organizational structure of the institution regarding the
records produced in the institution in terms of the efficiency and use of the
electronic record management system and records managers should ensure that
information assets are identified, classified, and information assets are
up-to-date. After this stage, group, rating, retention period, authorization,
accessible authority, file size and format of information assets should be
determined. In addition, the information infrastructure of the organization
should be established by making the risk rating. The existence of knowledge; It
is a stack of information that is defined and managed as a single unit so that
it can be understood, shared, protected and used efficiently. Information
assets are recognizable and manageable value, risk, content and life cycles. In
this study, asset inventory and risk assessment tables have been formed within
the scope of the organization's information security and management system
standard. The physical, digital identification and separation of assets were
determined by electronic record management system and the related ones were
classified according to the standard file plan. In this study, it is the protection,
sustainability, reliability and accessibility of records in the process from
the production of electronic records produced in the institutions that are
intended to be emphasized. In addition, it is important that the information
assets efficiently manage the electronic record management of the institution
in ensuring the digital continuity of the institution, and accessing the
records correctly and in a short time. Within the scope of the study,
information assets in electronic record management applications in the Press
Advertising Agency (Basın İlan Kurumu) will be presented as examples.

Keywords

electronic records management, ınformation assets, digital continuity, digital age, press advertisement agency

References

• Aslanoğlu, S. ve Zor, İ. (2006). Bilgi varlıklarının değerlemesi: Entelektüel sermaye ölçüm ve değerleme modelleri; Karşılaştırmalı bir analiz. Muhasebe ve Finansman, 29, 152-165.
• Basın İlan Kurumu. (2015). Basın İlan Kurumu Belge Yönetimi El Kitabı.
• Basın İlan Kurumu. (2017). Basın İlan Kurumu EBYS Uygulama Yönergesi.
• Çakmak, T. (2017). Bilgi merkezlerinde üstveri paylaşımı ve entegrasyonu. H. Odabaş ve M. A. Akkaya (Ed.). Bilişim Teknolojilerinin Bilgi Merkezlerine ve Hizmetlerine Etkileri (s. 49-65). İstanbul: Hiperyayın.
• Information Asset Development INC. (2018). What Is An Information Asset. Erişim Adresi: http://www.informationassetdevelopment.com/what.html?page=1
• Özdemir, L. (2017a). İngiliz milli arşivi’nin yeni stratejilerinin gözden geçirilmesi: Yenilikçi (disruptive*) arşiv modeli. Bilgi Sistemleri ve Bilişim Yönetimi: Beklentiler ve Yeni Yaklaşımlar (s. 47-55) içinde. Ankara: BİL-BEM
• Özdemir, L. (2017b). Post-EDRMS: From digital continuity to the archives, the challenges faced in information management in the digital era. Historical and Cultural Heritage: Preservation, Access, Use The Collection of Scientific Papers. 153- 156.
• Özdemirci, F. ve Aydın. C. (2007). Kurumsal bilgi ve bilgi yönetimi.Türk Kütüphaneciliği, 21(2), 164-185.
• Şahinaslan, E., Kantürk, A., Şahinaslan, Ö. ve Borandağ E. (2009). Bilgi güvenliği farkındalığı, önemi ve oluşturma yöntemleri. XI. Akademik Bilişim Konferansı Bildirileri (s.597-602) içinde. Harran Üniversitesi, Şanlıurfa.
• The National Archives. (2018a). File Profiling Tool (DROID). Erişim Adresi: http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/policy-process/digital-continuity/file-profiling-tool-droid/
• The National Archives. (2018b). Managing Digital Continuity. Erişim Adresi: http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/policy-process/digital-continuity/
• The National Archives. (2018c). Stage 3: Assess And Manage Risks To Digital Continuity. Erişim Adresi: http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/policy-process/digital-continuity/step-by-step-guidance/step-3/
• The National Archives. (2018d). Step 2: Find Out What Information You Have. Erişim Adresi: http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/policy-process/disposal/find-out-what-information-you-have/
• The National Archives. (2018e). What Is An Information Asset. Erişim Adresi: http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/information-assets-factsheet.pdf
• The National Archives. (2018f). What Is Digital Continuity. Erişim Adresi: http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/policy-process/digital-continuity/what-is-digital-continuity/
• Yalçınkaya, B. ve Özdemir. L. (2013). Elektronik belge yönetim sistemlerinin kurum ve kuruluşlarda değişim ve dönüşümüne ilişkin bir değerlendirme. Ünak 2013 Konferansı: Bilgi Sistemleri, Platformlar, Mimariler ve Teknolojiler (s. 35-48) içinde. Marmara Üniversitesi, İstanbul.
• Yalçınkaya, B. (2014). E-Devlet üstveri standardının oluşturulması ve Türkiye için modellenmesi. Doktora Tezi, Marmara Üniversitesi.