Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinde RSO’nun Kullanılabilirliği

Year 2022, Volume: 5 Issue: 1, 21 - 46, 30.06.2022

Burcu Yılmaz , Fahrettin Özdemirci

https://doi.org/10.33721/by.1030980

Cited By: 1

Abstract

Dijitalleşen iş ortamlarıyla birlikte yeni ihtiyaçlar ortaya çıkmış, hayatımıza yeni kavramlar katılmıştır. Robotik Süreç Otomasyonu (RSO) ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) de bu süreçte hayatımıza katılan kavramlardan ikisidir. Dijital iş gücü ihtiyacını karşılamak amacıyla geliştirilen RSO, iş süreçlerini gerçekleştirmek için bilgi sistemleriyle insan etkileşimini simüle eden özel bir yazılımı ifade etmektedir. EBYS ise, kurumların belge yönetim süreçlerini elektronik ortam üzerinden yürütebilmesine olanak sağlayan sistemlerdir. Çalışmada EBYS’lerde RSO araçlarının kullanımının gerekliliği, hangi süreçlerde kullanılabileceği, RSO araçlarının kullanımının süreçlere ve kuruma katkısının belirlenmesi hedeflenmiş, betimleme ve saha (alan) araştırması yöntemi kullanılmıştır. Kavramsal çerçeveyi oluşturabilmek ve ilgili terimleri tanımlayabilmek amacıyla kapsamlı bir literatür taraması yapılmış, EBYS’lerde RSO’nun kullanılabilirliği tartışılmış ve konuyla ilgili durum tespiti yapabilmek adına seçilen bir EBYS üzerinden uygulama çalışması yapılmıştır. EBYS’lerde RSO araçlarının kullanımının; kurumda iş sürekliliğinin sağlanması, personelin katma değerli işlere yönlendirilmesine imkân vermesi, zaman ve emek tasarrufu kazanımı gibi pek çok fayda sağlayarak EBYS’lerin daha etkin şekilde yönetilmesine katkı sağlayacağı düşüncesi savunulmaktadır. Çalışma sonunda uygulama esnasında yaşanabilecek zorlular ve EBYS’lerde RSO kullanımıyla sağlanacak faydalar ortaya konulmuş, konuyla ilgili etik ve yasal yükümlülükler üzerinde durulmuş, değerlendirme ve öneriler sunulmuştur.

Keywords

Robotik Süreç Otomasyonu (RSO), Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), Kullanılabilirlik

Usability of RPA in Electronic Records Management Systems

Abstract

With the digitalizing business processes, new needs have emerged, and new concepts have been added to our lives. Robotic Process Automation (RPA) and Electronic Records Management System (ERMS) are two of the concepts that join our lives in this process. RPA which developed to meet the need for a digital workforce refers to a special software that simulates human interaction with information systems to perform business processes. ERMS are systems that enable institutions to carry out their records management processes over the electronic environment. In the study, it was aimed to determine the necessity of using RSO tools in ERMS, in which processes they can be used, the contribution of the using RSO tools to the processes and the institution. The descriptive and field (field) research methods were used. In order to create the conceptual framework and define the relevant terms, a comprehensive literature review was conducted, the usability of RSO in ERMS was discussed, and an application study was carried out on a selected ERMS in order to determine the situation on the subject. It is argued that the use of RSO tools in ERMS will contribute to the more effective management of ERMS by providing many benefits such as ensuring business continuity in the institution, enabling the personnel to be directed to value-added jobs, saving time and effort. At the end of the study, the difficulties that can be experienced during the implementation and the benefits to be obtained with the use of RSO in ERMS are revealed, ethical and legal obligations related to the subject are emphasized, evaluations and suggestions are presented.

Keywords

Robotic Process Automation (RPA), Electronic Records Management Systems (ERMS), Usability

References

• Alexopoulos, K., Makris, S., Xanthakis, V., Sipsas, K. & Chryssolouris, G. (2016), A concept for context-aware computing in manufacturing: The white goods case, International Journal of Computer Integrated Manufacturing, 29 (8), 839-849.
• Bataller, C. & Jacquot, A. (2017). Robotic Process Automation. European Patent Office. https://patentimages.storage.googleapis.com/52/31/a6/419fed9e0115d2/EP3112965A1.pdf
• Bayrak, A. (2018). Dünya’da ve Türkiye’de Sanayide Dijital Dönüşüm (Sanayi 4.0) İncelemesi ve Türkiye’nin Entegrasyonu İçin Değerlendirmeler. https://digit4turkey.org/wp-content/uploads/2020/01/End%C3%BCstri_4.0_Raporu.pdf
• Bayram, Ö., Özdemirci, F. ve Şen, Z. (2012). Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinde Kurumsallaştırma Süreci: Ankara Üniversitesi Elektronik Belge Yönetim ve Arşivleme Sistemi Çalışmaları, Bilgi Eksenli Kuram ve Uygulamalar: Sorgulayıcı ve Çözümleyici Yaklaşımlar Sempozyumu içinde. Ankara Üniversitesi. https://fahrettinozdemirci.com.tr/wp-content/uploads/2018/09/bilgieksenli_2012bildiri.pdf
• Çalışkan, L. ve Kıran, S. (2020). İş Süreçlerinin Otomasyonunda RPA'nın Faydaları. Yönetim Bilişim Sistemleri Dergisi, 6 (1), 1-13. https://dergipark.org.tr/tr/pub/ybs/issue/54333/650397
• Chakraborti, T., Isahagian, V., Khalaf, R., Khazaeni, Y., Muthusamy, V., Rizk, Y., & Unuvar, M. (2020). From Robotic Process Automation to Intelligent Process Automation: Emerging Trends. https://eds.a.ebscohost.com/eds/detail/detail?vid=0&sid=e5178a98-6c2d-49c6-8fc8 de4b781c934b%40sessionmgr4007&bdata=Jmxhbmc9dHImc2l0ZT1lZHMtbGl2ZQ%3d%3d#AN=edsarx.2007.13257&db=edsarx
• Clair, C. L. (2017). Future Of RPA And Intelligent Automation. Forrester Research. https://cdn2.hubspot.net/hubfs/416323/UiPathForward%20Americas%202017/UiPathForward%20Americas%20Presentations/%23UiPathForward%20Americas%202017%20Forrester%20Keynote.pdf?t=1513016415391
• Deloitte. (2019). Automation with Intelligence: Reimagining the Organisation in the ‘Age of With’. https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/tw/Documents/strategy/tw-Automation-with-intelligence.pdf
• Dünya Ekonomi Forumu. (2020). Mesleklerin Geleceği Raporu 2020. https://www.sertacdoganay.com/wp-content/uploads/World-Economic-Forum-Future-of-Jobs-2020.pdf
• Eggert, M. & Moulen, T. (2020). Selektion von Geschäftsprozessen zur Anwendung von Robotic Process Automation am Beispiel einer Versicherung. HMD Praxis Der Wirtschaftsinformatik, 57(6), 1150. https://doi.org/10.1365/s40702-020-00665-0
• Elektronik Belge Standartları Konulu Başbakanlık Genelgesi. (2008, 16 Temmuz). Resmi Gazete (26938). https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2008/07/20080716-7.htm
• Elektronik İmza Kanunu. (2004, 23 Ocak). Resmi Gazete (25355). Erişim adresi: https://www.mevzuat.gov.tr/MevzuatMetin/1.5.5070.pdf
• Ersoy, Ç. (2017). Robotlar, Yapay zekâ ve Hukuk. On İki Levha.
• Fernandez, D. & Aman, A. (2018). Impacts of Robotic Process Automation on Global Accounting Services. Asian Journal of Accounting and Governance. 9, 127- 140. https://www.researchgate.net/publication/331920582_Impacts_of_Robotic_Process_Automation_on_Global_Accounting_Services
• Institute for Robotic Process Automation (2015). Introduction to Robotic Process Automation a Primer. https://irpaai.com/wp-content/uploads/2015/05/Robotic-Process-Automation-June2015.pdf
• Institute for Robotic Process Automation and AI (IRPAAI). (t.y.). The Hybrid Automation Revolution: Why 90% of Automation-Ready Processes Require a Hybrid Human-Robot Approach. https://irpaai.com/hybrid-automation-revolution-90-automation-ready-processes-require-hybrid-human-robot-approach/
• Kajrolkar, A., Pawar, S., Paralikar, P., & Bhagat, N. (2021). Customer Order Processing using Robotic Process Automation. 2021 International Conference on Communication Information and Computing Technology (ICCICT), Communication Information and Computing Technology (ICCICT), 2021 International Conference On, 1–4. https://doi.org/10.1109/ICCICT50803.2021.9510109
• Kamu Bilişim Derneği. (2019). Kamu Bilişim Zirvesi 2019: Kamuda Dijital Dönüşüm. https://www.kamubilisimzirvesi.com/s/2389/i/KBZ_2019_DERGI_ZIYARET.pdf
• Kaya, C. T. , Türkyılmaz, M. ve Birol, B. (2019). RPA Teknolojilerinin Muhasebe Sistemleri Üzerindeki Etkisi. Muhasebe ve Finansman Dergisi, (82), 235-250. https://dergipark.org.tr/tr/pub/mufad/issue/43687/536083
• Kestane, A. (2021). İç Denetimde Akıllı Otomasyon Teknolojilerinin Kullanımı: Robotik Süreç Otomasyonu ve Bilişsel Zekâ. Muhasebe ve Vergi Uygulamaları Dergisi, 14(2), 813-835. https://dergipark.org.tr/tr/pub/muvu/issue/61131/806426
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. (2016, 7 Mart). Resmi Gazete (29677). https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=6698&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5
• Lacurezeanu, R., Tiron-Tudor, A. ve Bresfelean, V. P. (2020). Robotic Process Automation in Audit and Accounting. Audit Financiar, 18(160), 752–770. https://doi.org/10.20869/AUDITF/2020/160/752
• Leibowitz, S. (2018). What’s the Difference between “Attended” and “Unattended” RPA bots?. [Blog yazısı]. International Business Machines(IBM). https://www.ibm.com/blogs/cloud-computing/2018/11/19/attended-unattended-rpa-bots/ Lowes P., Cannata, F.R.S., Chitre, S. & Barkham, J., (2017). Service Delivery Transformation Automate this: The Business Leader’s Guide to Robotic and Intelligent Automation. Deloitte. https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/us/Documents/process-and-operations/us-sdt-process-automation.pdf
• Ma, Y.-W., Lin, D.-P., Chen, S.-J., Chu, H.-Y., & Chen, J.-L. (2019). System Design and Development for Robotic Process Automation. 2019 IEEE International Conference on Smart Cloud (SmartCloud), Smart Cloud (SmartCloud), 2019 IEEE International Conference On, 187–189. https://doi.org/10.1109/SmartCloud.2019.00038
• Markets and Markets. (2017). Robotic Process Automation Market by Process (Automated solution, Decision Support & Management Solution, and Interaction Solution), Operation (Rule Based and Knowledge Based), Type (Tools and Services), Industry, and Geography - RPA Market Global Forecast to 2022. https://www.marketsandmarkets.com/Market-Reports/robotic-process-automation-market-238229646.html
• Osman, C. C. (2019). Robotic Process Automation: Lessons Learned from Case Studies. Informatica Economică. 23, (4).
• Özdemirci, F. (2019). 4. e-BEYAS 2019 Sempozyumu Açış Konuşması. Bilgi Yönetimi Dergisi, 2 (2), 177- 184. https://dergipark.org.tr/tr/download/article-file/903186
• Özkol, İ. Doğan K. ve Köseali, G. (2019). EBYS Uygulamalarında Yapay Zekâ Destekli Chatbot (Sohbet Robotu) Kullanımı. Bilgi Yönetimi ve Bilgi Güvenliği: eBelge-eArşiv-eDevlet-Bulut Bilişim-Büyük Veri-Yapay Zekâ içinde. BİL-BEM. s. 229-250. http://2019.ebeyas.org/wpcontent/uploads/2020/01/BILGI_YONETIMI_VE BILGI_GUVENLIGI_KITAP_23122019.pdf
• Patil, S., Mane, V. & Patil, P. (2019). Social innovation in education system by using robotic process automation (Rpa). International Journal of Innovative Technology and Exploring Engineering, 8(11), 3757–3760. https://doi.org/10.35940/ijitee.K2148.0981119
• Research and Markets Offers Report: The Intelligent Robotic Process Automation and Why Communications Service Providers Need It. (2020, March 6). Entertainment Close-Up. https://eds.a.ebscohost.com/eds/detail/detail?vid=0&sid=09068675-fe7c-4994-a1ba095a920450b1%40sessionmgr4007&bdata=Jmxhbmc9dHImc2l0ZT1lZHMtbGl2ZQ%3d%3d#AN=edsgcl.616436248&db=edsggo
• Robotic Process Automation. (2020). https://en.wikipedia.org/wiki/Robotic_process_automation
• Robusta Cognitive Automation. (2019). What is Intelligent Process Automation?. [Blog yazısı]. https://robusta.com.tr/en/intelligent_process_automation.html
• Romao, M., Costa, J., & Costa, C. J. (2019). Robotic Process Automation: A Case Study in the Banking Industry. 2019 14th Iberian Conference on Information Systems and Technologies (CISTI), Information Systems and Technologies (CISTI), 2019 14th Iberian Conference On, 1–6. https://doi.org/10.23919/CISTI.2019.8760733
• Sayar, B. (2021). Yapay Zekâ ve Robot Teknolojisinin Gazetecilik Pratikleri Üzerindeki Etkileri. (Doktora tezi). Marmara Üniversitesi. https://tez.yok.gov.tr/UlusalTezMerkezi/tezSorguSonucYeni.jsp
• Siderska, J. (2021). The Adoption of Robotic Process Automation Technology to Ensure Business Processes during the COVID-19 Pandemic. Sustainability, 13(8020), 8020. https://doi.org/10.3390/su13148020
• Simülasyon Çağında, Yapay Zekânın Hukuki Kişiliği ve Cezai Sorumluluğu. (2020). İzettin Demir Hukuk. http://www.izettindemir.com/haber/simulasyon-caginda-yapay-zek-nin-hukuki-kisiligi-ve-ceza-i-sorumlulugu
• Sivil Havacılık Genel Müdürlüğü. (2004). İnsansız Hava Aracı Sistemlerinin Ayrılmış Hava Sahalarındaki Operasyonlarının Usul Ve Esaslarına İlişkin Talimat. https://web.shgm.gov.tr/doc5/sht-iha.pdf
• Smeets, M., Erhard, R. & Kaußler, T. (2021). Robotic Process Automation (RPA) in the Financial Sector : Technology - Implementation - Success For Decision Makers and Users. Springer.
• Sobczak, A., & Ziora, L. (2021). The Use of Robotic Process Automation (RPA) as an Element of Smart City Implementation: A Case Study of Electricity Billing Document Management at Bydgoszcz City Hall. ENERGIES, 14(16), 5191. https://doi.org/10.3390/en14165191
• Taşdemir, Ö ., Özbay, Ü. V. ve Kireçtepe, B. O. (2020). Robotların Hukuki Ve Cezai Sorumluluğu Üzerine Bir Deneme. Ankara Üniversitesi Hukuk Fakültesi Dergisi, 69 (2), 793-833. https://dergipark.org.tr/tr/download/article-file/1474114
• The Boston Consulting Group. (t.y.) Industry 4.0. https://www.bcg.com/capabilities/manufacturing/industry-4.0
• Türkiye Bilimsel ve Teknik Araştırma Kurumu. (2004). Ulusal Bilim ve Teknoloji Politikaları: 2003-2023 Strateji Belgesi. https://www.tubitak.gov.tr/tubitak_content_files/vizyon2023/Vizyon2023_Strateji_Belgesi.pdf
• UiPath Robot Servisi Nedir ve Nasıl Çalışır?. (2020). UiPath. https://vbm.com.tr/uipath-robot-servisi-nedir-ve-nasil-calisir/
• Ulusal Yapay Zekâ Stratejisi 2021-2025. (2021, 20 Ağustos). Resmi Gazete (31574). https://cbddo.gov.tr/uyzs
• Ünal, M. A. ve Özdemirci, F. (2017). “EBYS (e-BEYAS) ve e-Arşiv sistemlerinde/ uygulamalarında yapay zekâ yaklaşımı”. Bilgi Sistemleri ve Bilişim Yönetimi: Beklentiler ve Yeni Yaklaşımlar (s.57-63) içinde. BİL-BEM. http://bilbem.ankara.edu.tr/wpcontent/uploads/sites/629/2017/12/e_Kitap_BSBY_2017.pdf.
• Uskenbayeva, R., Kalpeyeva, Z., Satybaldiyeva, R., Moldagulova, A., & Kassymova, A. (2019). Applying of RPA in Administrative Processes of Public Administration. 2019 IEEE 21st Conference on Business Informatics (CBI), Business Informatics (CBI), 2019 IEEE 21st Conference on, CBI, 02, 9–12. https://doi.org/10.1109/CBI.2019.10089
• Vajgel, B., Correa, P. L. P., Tossoli De Sousa, T., Encinas Quille, R. V., Bedoya, J. A. R., Almeida, G. M. D., Filgueiras, L. V. L., Demuner, V. R. S., & Mollica, D. (2021). Development of Intelligent Robotic Process Automation: A Utility Case Study in Brazil. IEEE Access, Access, IEEE, 9, 71222–71235. https://doi.org/10.1109/ACCESS.2021.3075693
• Yalçınkaya, B. ve Cibaroğlu, M.O. (2019). Nesnelerin İnternetine Genel Yaklaşımlar: Bilgi Yönetiminde Nesnelerin İnterneti. Arşiv Dünyası. 6 (1) , 1-15. https://dergipark.org.tr/tr/pub/ad/issue/46328/576799
• Yetiz, F. , Turan, Y. ve Canpolat, İ. (2021). Bankacılık Sektöründe Robotik Süreç Otomasyonu ve Verimlilik İlişkisi: Bir Banka Örneği. Verimlilik Dergisi, (2), 65-80. https://dergipark.org.tr/tr/pub/verimlilik/issue/62124/765336
• Yücel, M. (2018a). Robotik Süreç Otomasyonu 2 – Sürdürülebilir Sanal İşgücü İçin Adımlar.[Blog yazısı]. https://www.dijitaldonusumveinsan.com/is-dunyasi/robotik-surec-otomasyonu-surdurulebilir-sanal-isgucu-icin/
• Yücel, M. (2018b). Robotik Süreç Otomasyonu Nedir?. https://medium.com/@metin1yucel/robotik-s%C3%BCre%C3%A7-otomasyonu-nedir-983cd0dd648