Digital Preservation Coalition Rapid Assessment Model: A Review in Terms of Trustworthiness of Electronic Records

Yıl 2022, Cilt: 5 Sayı: 2, 211 - 223, 30.12.2022

Özhan Sağlık

https://doi.org/10.33721/by.1199232

Öz

Records created in organizations which have archival value should be preserved for a long time and for this reason digital preservation techniques are adopted. These techniques also help to the preservation of the trustworthiness of records. In order to evaluate the situation of organizations while implementing their digital preservation activities and where they want to reach out in the future, the analysis of the existing capabilities comes to the fore, and an analysis tool is needed. Many models have been prepared to satisfy this need. One of them is the Rapid Assessment Model (RAM) which is developed by Digital Preservation Coalition (DPC).
The model provides a plan for the future while evaluating the organizations’ current digital preservation capabilities. Therefore, it is thought that RAM can be associated with the trusworthiness which aims long-term preservation of the records. In this study, the digital preservation capabilities specified in the RAM are examined in terms of the trustworthiness of electronic records.
As a result of this examination, it is aimed to both establish the basis of a methodology for organizations that want to evaluate their digital preservation capacities and to match their digital preservation capabilities with trustworthiness. In this study, the document analysis method was used as a qualitative research design. Both field observations and researches show that organizations do not have enough awareness about digital preservation capabilities and trustworthiness. Then the question of the study is how the capabilities specified in RAM can be associated with trustworthiness. As a result of the study, it has been observed that the digital preservation capabilities of RAM can be used in the trustworthiness analysis of records. However, aspects of RAM that need to be improved have also been recognized. One of them is the determination of concrete criteria to achieve the agreed aims. It has been concluded that these criteria can be adopted in trustworthiness analyzes. Transforming such opinions into hypotheses with new studies to be done will help organizations strengthen their digital preservation capacity and enrich trustworhiness analysis. It is expected to raise awareness in organizations to preserve better the records which have archival value with this study.

Anahtar Kelimeler

Electronic Records, Digital Preservation, Trustworthiness

Sayısal Koruma Koalisyonu Hızlı Değerlendirme Modeli: Elektronik Belgelerin Güvenilirliği Açısından Bir İnceleme

Öz

Kurumlarda oluşan ve arşivlik değere sahip olan belgelerin uzun dönemli korunması gerekir. Bunun için sayısal koruma tekniklerinden yararlanıldığı bilinmektedir. Bu teknikler, aynı zamanda belgelerin güvenilirliğinin korunmasına yardımcı olmaktadır. Kurumların sayısal koruma faaliyetlerini uygularken hangi durumda olduklarını ve gelecekte nereye varmak istediklerini değerlendirebilmek için mevcut yeteneklerin analiz edilmesi gündeme gelmekte ve bir analiz aracına ihtiyaç duyulmaktadır. Bu ihtiyacı karşılamak amacıyla pek çok model hazırlanmıştır. Bunlardan biri de Digital Preservation Coalition (DPC - Sayısal Koruma Koalisyonu) tarafından geliştirilen Hızlı Değerlendirme Modeli’dir (HDM - Rapid Assessment Model). Model, kurumların mevcut sayısal koruma yeteneklerini değerlendirirken geleceğe ilişkin de bir plan sunmaktadır. Bundan dolayı HDM’nin belgelerin uzun dönemli korunmasını hedefleyen güvenilirlikle ilişkilendirilebileceği düşünülmüştür. Bu çalışmada HDM’de belirtilen sayısal koruma yetenekleri, elektronik belgelerin (e-belge) güvenilirliği açısından incelenmektedir. Bu inceleme sonucunda hem sayısal koruma kapasitelerini değerlendirmek isteyen kurumlara bir metodolojinin zeminini oluşturmak hem de sayısal korumayla ilgili yetenekleri güvenilirlikle örtüştürmek istenmiştir. Nitel araştırma deseninden faydalanılan bu çalışmada doküman analizinden yararlanılmıştır. Hem saha gözlemleri hem de yapılan araştırmalar, kurumlarda sayısal koruma yetenekleri ve güvenilirlik konusunda yeterli farkındalığın bulunmadığını göstermektedir. Durum böyle olunca çalışmanın sorusu HDM’de belirtilen yetenekler güvenilirlikle nasıl ilişkilendirilebilir şeklindedir. Çalışma sonucunda HDM’de yer alan sayısal koruma yeteneklerinin belgelerin güvenilirlik analizinde kullanılabileceği gözlenmiştir. Ancak, HDM’nin geliştirilmesi gereken yönleri de fark edilmiştir. Bunlardan biri kararlaştırılan hedeflere erişmek için somut kriterlerin belirlenmesidir. Bu kriterlerin güvenilirlik analizlerinde kullanılabileceği kanaati oluşmuştur. Yapılacak yeni çalışmalarla bu gibi kanaatlerin hipoteze dönüştürülmesi, hem kurumların sayısal koruma kapasitelerini güçlendirmelerine yardımcı olacak hem de güvenilirlik analizlerinin zenginleşmesine katkıda bulunacaktır. İşbu çalışma ile kurumlarda arşivlik değere sahip olan belgeleri daha iyi korumak noktasında bir farkındalık oluşturması beklenmektedir.

Anahtar Kelimeler

Elektronik Belgeler, Sayısal Koruma, Güvenilirlik

Kaynakça

• Addis, M. (2021). Scalable and Sustainable Long Term Digital Preservation of Scientific Datasets. 17. International Conference on Digital Preservation. https://osf.io/uerq9
• Aldemir, A. ve Oğuz, E. S. (2006). Sayısal (Dijital) Kültürün Korunması: Web Arşivleme. Türk Kütüphaneciliği, 20(3), 283-312.
• Alır, G. ve Küçük, M. E. (2003). Dijital Koruma (Arşivleme) Stratejileri ve Bazı Uygulama Örnekleri. Türk Kütüphaneciliği, 17(4), 340-356.
• Alliance Permanent Access to the Records of Science in Europe Network [APARSEN]. (2022). http://www.alliancepermanentaccess.org
• Aydın, C. ve Özdemirci, F. (2011). Elektronik Belgelerin Arşivlenmesinde Gerçekliğin ve Bütünlüğün Korunması. Bilgi Dünyası, 12(1), 105-127.
• Brown, A. (2013). Practical Digital Preservation: A how-to Guide for Organizations of any Size. Facet Publishing.
• Bushey, J. (2016). The Archival Trustworthiness of Digital Photographs in Social Media Platforms. Yayınlanmamış Doktora Tezi. University of British Columbia.
• Cook, T. (2013). Evidence, Memory, Identity and Community: Four Shifting Archival Paradigms. Archival Science, 13(2-3), 95-120.
• CoreTrustSeal. (2022). https://www.coretrustseal.org
• Cultural, Artistic and Scientific Knowledge for Preservation, Access and Retrieval [CASPAR]. (2022). http://casparpreserves.digitalpreserve.info
• Çakmak, T. (2016). Türkiye’de Kültürel Bellek Kurumlarında Dijitalleştirme ve Dijital Koruma Politikaları: Bir Model Önerisi. Yayınlanmamış Doktora Tezi. Hacettepe Üniversitesi.
• Çiçek, N. (2009). Modern Belgelerin Diplomatiği. Derlem Yayınları.
• Çiçek, N. ve Sağlık, Ö. (2019). Blokzincir Teknolojisinin Elektronik Belgelerin Güvenilirliğinin Korunmasında Başarıya Katkısı. Yalçınkaya, B. vd. (Yay. haz.). Bilgi Yönetimi ve Bilgi Güvenliği: eBelge-eArşiv-eDevlet-Bulut Bilişim-Büyük Veri-Yapay Zekâ içinde (141-170). Ankara Üniversitesi.
• DigCurV. (2015). DigCurV Curriculum Framework. https://digcurv.gla.ac.uk
• Digital Preservation Capability Maturity Model [DPCMM]. https://www.securelyrooted.com/dpcmm
• Digital Preservation Coalition [DPC]. (2022). Sayısal Koruma Koalisyonu Hızlı Değerlendirme Modeli (DPC RAM). http://doi.org/10.7207/dpcram22-01
• Donaldson, R. D. (2015). Development of a Scale for Measuring Perceptions of Trustworthiness for Digitized Archival Documents. Yayınlanmamış Doktora Tezi. University of Michigan.
• Donaldson, R. D. (2016). The Digitized Archival Document Trustworthiness Scale. International Journal of Digital Curation, 11(1), 252-270.
• Donaldson, R. D. (2019). Trust in Archives– Trust in Digital Archival Content Framework. Archivaria, 88, 50-83.
• Electronic Resource Preservation and Access Network [ERPANET]. (2022). https://www.erpanet.org
• Humbert, M., Roussel, S. ve Vasseur, E. (2019). Building the Future Digital Preservation in French Archival Services: Processes, Functions and Staffing for an Effective Digital Preservation. Ras, M., Sierman, B. ve Puggioni, A. (Yay. haz.). 16. International Conference on Digital Preservation içinde (46-52). Dutch Digital Heritage Network.
• International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems [INTERPARES]. (2022). http://www.interpares.org
• INTERPARES. (2008). INTERPARES 2: Experiential, Interactive and Dynamic Records. Ed. L. Duranti ve R. Preston. http://www.interpares.org/ip2/display_file.cfm?doc=ip2_book_complete.pdf Go FAIR. (2022). https://www.go-fair.org
• Lehtonen, J., Helin, H., Koivunen, K. ve Lehtonen, K. (2013). On Preparedness of Memory Organizations for Ingesting Data. Borbinha, J., Nelson, M. Knight, S. (Yay. haz.). 10. International Conference on Digital Preservation içinde (276-279). Portekiz Milli Kütüphanesi.
• Lucker, P., Veenendaal, R. v., Sierman, B. ve Ras, M. (2018). Preservation Watch at the National Archives of the Netherlands. 15. International Conference on Digital Preservation içinde.
• Katre, D. (2012). An Overview of Digital Preservation Considerations for Production of “Preservable” E‐Records: An Indian E‐Government Case Study. Moore, R., Ashley, K. ve Ross, S. (Yay. haz.). 9. International Conference on Digital Preservation içinde (134-141). Toronto Üniversitesi.
• Külcü, Ö. (2014). INTERPARES 3 Kurumsal Bilgi Sistemleri İçerisinde Belge Yönetimi: Türkiye’deki Kamu Üniversitelerinde Gerçekleştirilen Uygulamalara Yönelik Bir Durum Analizi. 1011 TÜBİTAK Projesi, Proje No: 109K518.
• MacNeil, H. (2000). Trusting Records: Legal, Historical and Diplomatic Perspectives. Springer.
• Massol, M., Rouchon, O. ve Bechard, L. (2011). Certification and Quality: A French Experience. Borbinha, J. vd. (Yay. haz.). 8. International Conference on Digital Preservation içinde (11-19). Singapur Milli Kütüphanesi ve Nanyang Teknoloji Üniversitesi.
• McMeekin, S. ve Currie, A. (2022). Ain’t No Mountain High Enough: Developing a New Competency Framework for Digital Preservation. 18. International Conference on Digital Preservation içinde (99-107). DPC.
• Meehan, J. (2006). Towards an Archival Concept of Evidence. Archivaria, 61, 127-146.
• Miller, L., Blake, M. ve Sorsby, M. (2012). Evaluation of the Assessing Institutional Digital Assets (AIDA) Toolkit. Science & Technology Libraries, 31(1), 92-99.
• Molinaro, M. (2015). Long Term Preservation Strategies & Architecture: Views from Implementers. 12. International Conference on Digital Preservation içinde.
• National Digital Stewardship Alliance [NDSA]. (2020). Sayısal Koruma Düzeylerinin Kullanımı: V2.0 için Genel Bir Bakış. https://osf.io/QGZ98
• Van der Nat, J. ve Ras, M. (2017). A Dutch Approach in Constructing a Network of Nationwide Facilities for Digital Preservation Together. 14. International Conference on Digital Preservation içinde (99-107).
• Öztemiz, S. ve Özel, N. (2019). Dijital Küratörlük: Kavramsal Bir Değerlendirme. DTCF Dergisi, 59(2), 1208-1226.
• Pennock, M., Wheatley, P. ve May, P. (2014). Sustainability Assessments at the British Library: Formats, Frameworks, & Findings. Coates, S. vd. (Yay. haz.). 11. International Conference on Digital Preservation içinde (141-148). Victoria Eyalet Kütüphanesi.
• Preservation and Long-Term Access Through Networked Services [PLANETS]. (2022). https://www.planets-project.eu
• Popham, M. ve Mitcham, J. (2022). From Ray Cats to DPC RAM: How Best to Preserve a Digital Memory of the Nuclear Decommissioning Process. 18. International Conference on Digital Preservation içinde 315-318. DPC.
• Rogers, C. (2015). Virtual Authenticity: Authenticity of Digital Records from Theory to Practice. Yayınlanmamış Doktora Tezi. University of British Columbia.
• Sağlık, Ö. (2021). Elektronik Belge Yönetimi Uygulamalarındaki Koşullar Işığında E-İmzalı Belgelerin Delil Değerinin Arşivsel Güvenilirlik Açısından İncelenmesi. Yayınlanmamış Doktora Tezi. İstanbul Üniversitesi.
• Sağlık, Ö. (2021a). Arşivlenen Elektronik Belgelerin Güvenilirliğini Tehdit Eden Riskler: Teknolojik Koşullar Açısından Bir İnceleme. Bilgi ve Belge Araştırmaları Dergisi, 16, 29-47.
• Sağlık, Ö. (2022). Digital Preservation Capabilities of the Bursa Uludag University: Survey in the light of Digital Preservation Coalition Rapid Assessment Model. 18. International Conference on Digital Preservation içinde (470-472). DPC.
• Shabou, B. M. (2015). Digital Diplomatics and Measurement of Electronic Public Data Qualities What Lessons Should be Learned? Records Management Journal, 25(1), 56-77.
• Shiers, J. vd. (2016). CERN Services for Long Term Data Preservation. 13. International Conference on Digital Preservation, 168-177.
• Sinclair, P. vd. (2009). Are you Ready? Assessing Whether Organizations are Prepared for Digital Preservation. 6. International Conference on Digital Preservation içinde (174-181). İsviçre Milli Kütüphanesi.
• Şahin, L. Ö. ve Saydam, V. (2022). Digital Continuity Practices in Municipalities: A Study on Municipalities in Istanbul. Bilgi Yönetimi, 5(1), 131-146.
• Tonta, Y. (2020). Dijital Kültürel Kaydın Korunması. Türk Kütüphaneciliği, 34(2), 229-248.
• Yalçınkaya, B. (2020). Geleceğin Arşivlerinin İnşası: Sosyal Medyanın Arşivlenmesi Hakkında Bir Değerlendirme. Bilgi Yönetimi, 3(1), 25-38.
• Zierau, E. ve Jensen, C. (2010). Preservation of Digitised Books in a Library Context. Rauber, A. vd. (Yay. haz.). 7. International Conference on Digital Preservation içinde (61-70).