Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ve Kullanılabilirlik

Yıl 2023, Cilt: 37 Sayı: 1, 4 - 28, 30.03.2023

Levent Kutlutürk , Fahrettin Özdemirci

https://doi.org/10.24146/tk.1139012

Öz

Amaç: Bu araştırmanın amacı; ülkemizde kullanılmakta olan Elektronik Belge Yönetim Sistemleri için bir kullanılabilirlik kontrol kriter listesi oluşturmaktır. Araştırmanın sorusu ise; “EBYS’nin işlevlerinin kurumsallığa katkıda bulunarak, daha verimli ve kullanılabilir olmasına yönelik rehber niteliğinde bir kriter listesi oluşturulabilir mi?” olarak belirlenmiştir.

Yöntem: Çalışmanın yöntemi karma yöntem olarak belirlenmiştir. Bu kapsamda İzmir Kâtip Çelebi Üniversitesi EBYS’si üzerinde 10 kullanıcı ile kullanılabilirlik testleri, 3 uzman tarafından Xerox Sezgisel Değerlendirme Aracı çalışması, Sistem Kullanılabilirlik Ölçeği (SKÖ) uygulaması ve belge inceleme ile ulusal ve uluslararası EBYS ve kullanılabilirlik standartlarının incelenmesi ile bir kullanılabilirlik kontrol kriter listesi elde edilmesi amaçlanmıştır.

Bulgular: Çalışmanın sonucunda gözlemlenen ve elde edilen verilere göre Türkiye’de bir kullanılabilirlik kontrol listesine ihtiyaç duyulduğu belirlenmiştir. Yapılan çalışmaya göre EBYS’ler için kullanılabilirliğin nasıl sağlanabileceğine yönelik bir ihtiyaç bulunmaktadır. Bu bulgulara dayanarak dört aşamada değerlendirilmesi gereken on beş başlık altında toplamda 398 maddelik bir kriter listesi elde edilmiştir.

Sonuç: EBYS’ler için kullanıcı çalışmaları başta olmak üzere, çeşitli yöntemlerle elde edilen kriterlerin derlenmesiyle oluşturulan bir kullanılabilirlik kontrol kriter listesi elde edilmiştir. Bu listenin kullanım alanlarının da belirlenmesiyle araştırmanın amacına uygun bir ürün sunulmuştur.

Özgünlük: Bu çalışma, Türkiye’de EBYS’ler için henüz literatürde yer almayan kullanılabilirlik kriterlerinin ve uygulamalarının ortaya konulması yönüyle diğer çalışmalardan ayrılmaktadır.

Anahtar Kelimeler

Elektronik Belge Yönetim Sistemleri, EBYS, Kullanılabilirlik, Bilgi Yönetim Sistemleri

Electronic Records Management Systems and Usability

Öz

Purpose: The purpose of this research is to create a usability control criteria list for Electronic Records Management Systems used in Türkiye. The research question has been determined as; “Can a list of criteria, as a guide, be created for the functions of ERMS to be more efficient and usable by contributing to institutionalism?”

Method: The method of the study was determined as a mixed method. In this context, it is aimed to obtain a list of usability control criteria via conducting usability tests with 10 users on İzmir Kâtip Çelebi University ERMS; an evaluation of the Xerox Heuristics Tool study by 3 experts; System Usability Scale-SUS application with the attendees, and lastly; it’s been used document analysis method to examine national and international ERMS and usability standards.

Findings: According to the data observed and obtained as a result of the study, it was determined that a usability checklist is needed in Turkey. According to the study, there is a need for how to ensure the usability of ERMS. Based on these findings, a criteria list of 398 items was obtained under fifteen headings that should be evaluated in four stages.

Implications: A usability control criteria list was created due to compiling the criteria obtained by various methods, especially user studies for ERMS. By determining the usage areas of this list, a product suitable for the research was presented.

Originality: This study differs from other studies in terms of revealing usability criteria and applications that still need to be included in the literature for ERMS in Türkiye.

Anahtar Kelimeler

Electronic Records Management Systems, ERMS, Usability, Information Management Systems

Kaynakça

• Acartürk, C., ve Çağıltay, K. (2006). İnsan bilgisayar etkileşimi ve ODTÜ’de yürütülen çalışmalar. Bilgi Teknolojileri Kongresi IV Akademik Bilişim 2006 Bildiriler Kitabı içinde (ss.335-340). Pamukkale Üniversitesi
• Arkib Negara Malaysia. (2011). Electronic records management systems - system specifications for public offices version 3. National Archives of Malaysia.
• Aydın, F. (2020). İnsan ve bilgisayar etkileşimi çerçevesinde EBYS’lerin kullanılabilirliği ve kullanıcıların teknolojik hazır oluşu üzerine bir analiz çalışması [Yüksek Lisans Tezi]. Marmara Üniversitesi.
• Aytek Gürses, E. (2006). Kütüphane web sitelerinde kullanılabilirlik ve kullanılabilirlik ilkelerine dayalı tasarım [Doktora Tezi]. Hacettepe Üniversitesi.
• Ballard, J. K. (2010). Web site usability: a case study of student perceptions of educational web sites [Doktora Tezi]. University of Minnesota.
• Barnum, C. M. (2011). Praise for usability testing essentials. Usability testing essentials içinde (s.i). Elsevier Inc. https://doi.org/10.1016/b978-0-12-375092-1.00023-4
• Brooke, J. (2013). SUS : A retrospective. Journal of Usability Studies, 8(2), 29-40. https://doi.org/10.1074/jbc.R115.675280
• Choo, C. W. (2006). The knowing organization: How organizations use ınformation to construct meaning, create knowledge, and make decisions. Education + Training, 43(4/5), 197-205. https://doi.org/10.1108/EUM0000000005482
• Chou, H.-W., Lin, Y.-H., Lu, H.-S., Chang, H.-H., ve Chou, S.-B. (2014). Knowledge sharing and ERP system usage in post-implementation stage. Computers in Human Behavior, 33, 16-22. https://doi.org/10.1016/j.chb.2013.12.023
• Creswell, J. W. (2007). Qualitative inquiry & research design: Choosing among five approaches (2nd ed). Sage Publications.
• Çağıltay, K. (2018). İnsan-bilgisayar etkileşimi ve kullanılabilirlik mühendisliği: Teoriden pratiğe (2. Basım). Seçkin Yayıncılık San. ve Tic. A.Ş.
• Davis, F. D. (1989). Perceived usefulness, perceived ease of use, and user acceptance of information technology. MIS Quarterly: Management Information Systems, 13(3), 319-339. https://doi.org/10.2307/249008
• De Menezes, L. L., Do Nascimento, M. R., De Queiroz, J. E. R. ve Fechine, J. M. (2009). Expert system for supporting conformity inspections of software application interfaces to the ISO 9241. Proceedings of the ACM Symposium on Applied Computing içinde (ss.110-115). ACM. https://doi.org/10.1145/1529282.1529305
• Department of Defense. (2007). DoD 5015.02-STD - Electronic records management software applications design criteria standard. https://www.archives.gov/files/era/pdf/rmsc0305.pdf
• Ding, W. ve Lin, X. (2010). The Future of information architecture. Information Architecture: The Design of Digital Information Spaces içinde (ss. 133-140). Morgan & Claypool.
• DLM Forum Foundation. (2011). MoReq2010 Modular Requirements For Records Systems. https://www.moreq.info/
• Doubleday, A., Ryan, M., Springett, M. ve Sutcliffe, A. (1997). A comparison of usability techniques for evaluating design. Performance Measurement and Metrics, 9(1), 101-110. https://doi.org/10.1108/14678040810869422
• Elektronik Belge Standartları (2008). T.C. Resmî Gazete, 26938. https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2008/07/20080716-7.htm
• Elektronik İmza Kanunu. (2004, Ocak 23). T.C. Resmî Gazete, 25355, 8719-8726. https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2004/01/20040123.htm#1
• Eren, A. ve Kaya, M. D. (2016). Üniversite çalışanlarının elektronik belge yönetim sistemini kullanma niyetlerinin teknoloji kabul modeli ile incelenmesi. Yönetim Bilişim Sistemleri Dergisi, 1(3), 157-168.
• Eren, A. ve Kaya, M. D. (2019). Elektronik belge yönetim sisteminin algılanan kullanılabilirliğinin değerlendirilmesi. Ergonomi, 2(2), 88-100. https://doi.org/10.33439/ergonomi.480961
• Esen, M. ve Büyük, K. (2014). Teknoloji kabul modeli bağlamında elektronik belge yönetim sisteminin incelenmesi: Yükseköğretim Kurulu örneği. Dumlupınar Üniversitesi Sosyal Bilimler Dergisi, 42, 313-326.
• Creswell, J. W. ve Creswell, J. W. (2007). Qualitative inquiry & research design: Choosing among five approaches (2nd ed). Sage Publications.
• Güler, C. (2015). Kamu kurumlarında elektronik belge yönetimi uygulamalarında karşılaşılan problemler: Teknik şartnamelerin incelenmesi [Yüksek Lisans Tezi]. İstanbul Üniversitesi.
• Hall, M. (1989). Information and records management: Selecting hardware. Facilities, 7(1), 11-19. https://doi.org/10.1108/eb006476
• Hegde, V. (2013). Role of human factors / usability engineering in medical device design. Proceedings - Annual Reliability and Maintainability Symposium içinde (ss.1-5). IEEE. https://doi.org/10.1109/RAMS.2013.6517650
• Juraj, R. ve Róbert, Š. (2008). Software applications of business ınformatics and information systems in business and management in a selected company. Róbert Štefko ve Miroslav Frankovský (ed.) Management 2008 Conference In Times of Global Change and Uncertainity içinde (ss.142-149). University of Prešov. http://www.unipo.sk/public/media/11863/konferencia.pdf
• Karagöz, A. (2013). A Usability study on electronic document management system in Middle East Technical University [Yüksek Lisans Tezi]. Orta Doğu Teknik Üniversitesi.
• Kim, J.-H., Kwon, H.-J. ve Hong, K.-S. (2009). WiBro Net. based five senses multimedia technology using mobile mash-up. O. Gervasi, D. Taniar, B. Murgante, A. Lagana, Y. Mun, ve M. L. Gavrilova (Ed.), Computational Science and Its Applications – ICCSA 2009 içinde (ss. 286-301). Springer.
• Koskinen, K. U. ve Vanharanta, H. (2002). The role of tacit knowledge in innovation processes of small technology companies. International Journal of Production Economics, 80(1), 57-64. https://doi.org/10.1016/S0925-5273(02)00243-8
• Koyuncu Tunç, S. (2019). Elektronik belge yönetim sistemlerinin kullanılabilirlik ve insan – bilgisayar etkileşimi açısından değerlendirilmesi: Hacettepe Üniversitesi örneği [Doktora Tezi]. Hacettepe Üniversitesi.
• Kuru Çetin, S. (2012). Sosyo-teknik sistem kuramı ve sosyo-teknik sistem kuramının eğitime yansımaları. CBU Sosyal Bilimler Dergisi, 10(2), 52-63.
• Lallemand, C. (2017). Lab testing beyond usability: challenges and recommendations for assessing user experiences. Journal of Usability Studies 12(3), 133-154.
• Leonard, D. ve Sensiper, S. (1998). The role of tacit knowledge in group ınnovation. California Management Review, 40(3), 112-132. https://doi.org/10.2307/41165946
• Lewis, J. R. ve Sauro, J. (2009). The factor structure of the system usability scale. M. Kurosu (Ed.), Human Centered Design içinde (C. 5619, ss. 94-103). Springer Berlin Heidelberg. https://doi.org/10.1007/978-3-642-02806-9_12
• Morville, P. ve Rosenfeld, L. (2006). Information architecture for the World Wide Web: Designing large-scale web sites (S. St.Laurent, Ed.; 3rd Editio). O’Reilly.
• National Archives of Australia. (2006). Functional specifications for electronic records management systems software. National Archives of Australia.
• Nielsen, J. (1993). Usability Engineering. Academic Press.
• Nielsen, J. (1994). Usability inspection methods. Conference Companion on Human Factors in Computing Systems - CHI ’94 içinde (s.413-414). ACM. https://doi.org/10.1145/259963.260531
• Nielsen, J. (1995). 10 Usability heuristics for user ınterface design. https://www.nngroup.com/articles/ten-usability-heuristics/
• Özdemirci, F. (2001). Belge üretimi ve kurumsal bilgi yönetimi. Tülay Fenerci ve Oya Gürdal (editör) 21. Yüzyıla Girerken Enformasyon Olgusu Sempozyumu: Bildiriler içinde (s.179-186). Türk Kütüphaneciler Derneği
• Özdemirci, F. ve Aydın, C. (2007). Kurumsal bilgi kaynakları ve bilgi yönetimi. Türk Kütüphaneciliği 21(2), 164-185.
• Özdemirci, F., Gökkurt Bayram, Ö., Torunlar, M., Saraç, S. ve Yalçınkaya, B. (2013). Elektronik belge yönetimi ve arşivleme sistemi: Geçiş süreci ve uygulama yönetimi. Ankara Üniversitesi.
• Öztemi̇z, S. (2019). Usability of Electronic Records Management System (ERMS) of the Republic of Turkey Ministry of Health. Turk Kutuphaneciligi 33(4), 282-295. https://doi.org/10.24146/tk.576165
• Pierotti, D. (1995). Heuristic evaluation - a system checklist. http://users.polytech.unice.fr/~pinna/MODULEIHM/ANNEE2010/CEIHM/XEROX HE_CKLST.pdf
• Public Record Office. (2002). Requirements for electronic records management systems. https://www.nationalarchives.gov.uk/documents/requirementsfinal.pdf
• Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik. (2020). T.C. Resmî Gazete, 31151.
• Sauro, J. ve Lewis, J. R. (2016). Quantifying the user experience: Practical statistics for user research (2nd edition). Elsevier, Morgan Kaufmann.
• The European Parliament. (2017). Belgium-Brussels: Acquisition and implementation of an electronic records management system (ERMS) — EP/DGPRES/ERMS/2017/021. https://www.europarl.europa.eu/tenders/2017/erms/236118/V_annex_I_technical_specifications.pdf
• Tonta, Y. (2004). Bilgi yönetiminin kavramsal tanımı ve uygulama alanları. Sacit Arslantekin ve Fahrettin Özdemirci (Editör) Kütüphaneciliğin Destanı Sempozyumu Bildiriler içinde (ss.55-68). http://yunus.hacettepe.edu.tr/~tonta/yayinlar/BilgiYonetimi.pdf
• TS EN ISO 9241-11:2018. (2019). İnsan-sistem etkileşiminin ergonomisi - Bölüm 11: Kullanılabilirlik: Tanımlar ve kavramlar. Türk Standartları Enstitüsü.
• TSE. (2020). TSE Sorgulama. https://basvuruportal.tse.org.tr/Genel/FirmaArama.aspx
• Tullis, T. ve Albert, B. (2013). Measuring the user experience: Collecting, analyzing, and presenting usability metrics (2nd ed.). Elsevier. https://doi.org/10.1016/C2011-0-00016-9
• TÜBİTAK. (2017). Bölüm 6: kullanılabilirlik testleri ve uygulamaları. Kamu İnternet Siteleri Rehberi içinde (ss. 267-272). Kalkınma Bakanlığı. https://kamis.gov.tr/wp-content/uploads/rehber/Rehber_Bolum6_KullanilabilirlikTestleriveUygulamalari.pdf
• TÜBİTAK-BİLGEM-YTE. (2019). Kullanılabilirlik İlkeleri Rehberi. https://kamis.gov.tr/
• TÜBİTAK-BİLGEM-YTE. (2020). Erişilebilirlik ilkeleri rehberi. https://dijitalakademi.bilgem.tubitak.gov.tr/kamis/erisilebilirlik-ilkeleri
• TÜBİTAK-BİLGEM-YTE. (2021). Kamu İnternet Siteleri Rehberi (KAMİS). https://dijitalakademi.bilgem.tubitak.gov.tr/kamis
• W3C. (2012). W3C web content accessibility guidelines 2.0 approved as ISO/IEC International Standard. https://www.w3.org/2012/07/wcag2pas-pr.html
• Xerox Corporation. (1995). Heuristic evaluation - A system checklist.
• Xie, L. (2006). Evaluation of the electronic document and record management program in a Canadian municipality [Yüksek Lisans Tezi]. University of British Columbia. https://doi.org/10.14288/1.0092752
• Yıldırım, A. ve Şimşek, H. (2016). Sosyal bilimlerde nitel araştırma yöntemleri (10. bs). Seçkin Yayıncılık San. ve Tic. A.Ş.