Design Thinking Application: The Form Revision in Public Administration

Year 2019, Volume: 3 Issue: 5, 38 - 49, 27.06.2019

Mustafa Akın

https://doi.org/10.31006/gipad.478997

Abstract

This study is related
to the improvement of the recording system (file preparation) with the design
thinking by saving time and cost without any data loss at Istanbul Metropolitan
Municipality Gas Distribution Inc.’s (İGDAŞ). In the current system, 5142
attachments are prepared per year for 72 files, and this intensive workload
caused the department members to be harsh against to each other and especially
to the contractors when they are stressful to do their jobs. The number of
attachments has been reduced from 5142 to 396 as a result of the implementation
of the design thinking as innovation process. Our aim is to introduce this
innovative system by solving this problem which affects work productivity and
stress. In the process, we interviewed with our staff, managers, coordinators,
contractors, engineers. Our remediation that we come up is to reorganize the
forms. Thanks to this new solution, time and material saving reaches 576 days
and 300,000 pages (94% down).

Keywords

Design thinking, innovation, empathy, saving, product

Thanks

I am indebted thankful to department chief Aslı Ayla Çakirgöz and Prof. Jeanne Lietka due to their support.

Tasarım Düşüncesi İnovasyon Uygulaması: Kamu Sektöründe Vaka Çalışması

Abstract

Bu çalışma İstanbul
Büyükşehir Belediye İstanbul Gaz Dağıtım A.Ş. (İGDAŞ) kesin hesap biriminde
hazırlanan dosya ve ataşmanları hiçbir veri kaybı olmaksızın zamandan ve
maliyetten tasarruf yaparak kayıt etme sisteminin tasarım düşüncesi yöntemiyle
geliştirilmesiyle ilgilidir. Mevcut
sistemde yılda 72 adet hak ediş dosyası için 5142 ataşman hazırlanıyor ve bu
yoğun iş yükü kesin hesap birimindeki elemanların işlerini yaparken çok stresli
olmaları nedeniyle birbirlerine ve özellikle de yüklenici elemanlarına oldukça
sert davranmalarına yol açıyordu. Tasarım düşüncesi inovasyon sürecinin uygulanması
sonucunda ataşman sayısı 5142’den 396’ya indirildi. Amacımız iş verimliliğini
ve stresi etkileyen bu problemi tasarım düşüncesi inovasyon modeliyle çözerken
bu sistemi tanıtmaktır. Süreçte altyapı yatırım yüklenicileri ve elemanları,
danışman firma elemanları, hak edişi hazırlayan şantiye şeflikleri,
müdürlüğümüzdeki şefler ve elemanlar ile diğer birimlerdeki koordinatör, şef ve
elemanlarla görüşüldü. Çözümü hesap çizim formlarını yeniden düzenlemede
bulunuldu. Birimin yıllık, hesap
çizimleri hazırlama, kontrolü ve şantiye denetimlerinde için dökülen emeklerden
toplamda 576 iş günü ve 300.000 sayfayı (%94 altında) aşkın tasarruf sağlandı.

Keywords

tasarım düşüncesi, inovasyon, empati, tasarruf, verimlilik

References

• Beverly, R. I. (2013). Design Thinking for Entrepreneurs and Small Businesses: Putting the Power of Design to Work, A press, New York.
• Blank, S. (2013). “Why the Lean Start-Up Changes Everything”, Harvard Business Review, 4(2), 34-40.
• Brown, T. (2008). “Design Thinking”, Harvard Business Review, 5(3), 56-65
• Brown T. (2009). “Change by Design: How Design Thinking Transforms Organizations and Inspires Innovation”, Harper Business, New York.
• Hulme, T. (2010). “12 Ways to Add Design Thinking Inti Your Project”, http://www.ted.com/ talks/emily_pilloton_teaching_design_for_change.html
• Kelley, T. (2005). The Ten Faces of Innovation, Doubleday, New York.
• Kelley, T. & Kelley, D. (2014), Yaratıcı Özgüven, Optimist yayınları, İstanbul.
• Klein, L. (2013). UX for Lean Startups: Faster, Smarter User Experience Research and Design Hardcover, O'Reilly Media, San Francisco.
• Kumar, V. (2012). 101 Design Methods: A Structured Approach for Driving Innovation in Your Organization, Wiley, Chicago.
• Liedtka J. & Ogilvie, T. (2011). Designing for Growth, Columbia Business School, New York.
• Liedtka, J. King, A. & Bennett, K. (2014). Solvıng Problems With Design Thinking, Columbia Business School, New York.
• Luma İnstitute (2012). Human Centred Design, Luma Institute, Philadelphia.
• Luma Institute. (2014). “Innovation of Taxanomy”, Harvard Business Review, Jan/Feb.
• Neumeier, M. (2009). The Designful Company, New Riders, New York.
• Pink, D. (2006). A Whole New Mind, Riverhead Trade, New York.
• Parsons, T. (2009). Thinking: Objects Contemporary Approaches to Product Design, AVA Publishing SA, London.
• Pink, D. (2014). “Metaphor Marketing”, http://Www.Fastcompany.Com/33672/Metaphor-Marketing.
• Ries, E. (2011). Lean Startup, Crown Business, San Francisco.
• Sara L. Beckman, C. & Barry, M. (2013). “Innovation as a Learning Process: Embedding Design Thinking”, California Management Review, 50(1), 50-60.
• Standford Design School (2009). d.school Bootcamp Bootleg, Standford Press, Standford.
• Stanford Design School (2014). Design Thinking Virtual Crash Course.
• http://www.youtube.com/watch?v=-FzFk3E5nxM