• Hafıza Dergisi editörleri makalelerin akademik değer veya ölçütlere uygun biçimde yayınlanmasından, reddedilmesinden ya da iade edilmesinden sorumludurlar.
• Editörler bir metnin hakeme gönderilmesine ya da hakeme göndermeksizin reddedilmesine karar verebilirler.
• Editörler yayın süreciyle ilgili olarak editör ve danışma kurulu üyeleriyle istişarede edebilirler.
• Yazarlar ırk, din, dil etnik köken, cinsiyet, siyasal görüş, unvan, kurumsal ilişkiler gibi konularda ayrım gözetilmeksizin akademik ölçütlerle değerlendirmeye tabidirler.
• Çıkar çatışması olduğunda yazar, hakem ve editör birbirine karşı sorumlu olurlar. Yazar, editör ve hakem arasında çıkar rekabeti olduğu durumlarda taraflar bu durumu belirtmek zorundadırlar.
• Editörler dışında diğer kurul üyeleri yazarın kimliği konusunda bilgi sahibi olamazlar. Bu bilgiler üçüncü şahıslar ile paylaşılmamaktadır.
• Dergide yayınlanan makaleler referans vermek koşuluyla paylaşılabilir, kopyalayabilir, dağıtabilir. Ancak ticari amaçlarla kullanılamaz.
• Makalede yayınlanmış yazı, tablo, resim, alıntı vs. mevcut ise yazar, yayın hakkı sahibinden yazılı izin almak ve bunu belirtmek zorundadır.
• Makalelerin bilimsel ve etik kurallara uygunluğu şart olup sorumluluk yazarlardadır.
• Hafıza Dergisi makale gönderme, değerlendirme ve erişim süreçlerinde herhangi bir ücretlendirme politikasına sahip değildir.
• Hafıza dergisi uluslararası etik kurallarına sıkı sıkıya bağlıdır.
• Dergiyi yollanan makaleler için intihal denetimi yapılır

ETİK KURALLAR
• Sosyal bilimler dahil olmak üzere tüm bilim dallarında yapılan araştırmalar için ve etik kurul kararı gerektiren klinik ve deneysel insan ve hayvanlar üzerindeki çalışmalar için ayrı ayrı etik kurul onayı alınmış olmalı, bu onay makalede belirtilmeli ve belgelendirilmelidir.
• Etik Kurul izni gerektiren araştırmalar aşağıdaki gibidir:
o Anket, mülakat, odak grup çalışması, gözlem, deney, görüşme teknikleri kullanılarak katılımcılardan veri toplanmasını gerektiren nitel ya da nicel yaklaşımlarla yürütülen her türlü araştırmalar
o İnsan ve hayvanların (materyal/veriler dahil) deneysel ya da diğer bilimsel amaçlarla kullanılması,
o İnsanlar üzerinde yapılan klinik araştırmalar,
o Hayvanlar üzerinde yapılan araştırmalar,
o Kişisel verilerin korunması kanunu gereğince retrospektif çalışmalar,
o Ayrıca; Olgu sunumlarında “Aydınlatılmış onam formu”nun alındığının belirtilmesi, Başkalarına ait ölçek, anket, fotoğrafların kullanımı için sahiplerinden izin alınması ve belirtilmesi, kullanılan fikir ve sanat eserleri için telif hakları düzenlemelerine uyulduğunun belirtilmesi
• Hafıza Dergisi Bilimsel Araştırma ve Yayın Etiği Yönergesi ve Committee on Publication Ethics (COPE) temelinde etik görev ve sorumlulukları yerine getirmeyi taahhüt eder.

HAKEM SÜRECİ
• Gönderilen makaleler öncelikle olarak editörler tarafından değerlendirilir.
• Hafıza Dergisi, iki taraflı kör hakemlik yöntemini kullanmaktadır.
• Hakemlere gözden geçirme için gönderilen makalelerin telif hakkı yazarlara ait olduğundan hakemler ve editörler makaleyi herkese açık şekilde tartışamaz, kopyalayamaz, yayamaz ve paylaşamazlar.
• Editör aşamasındayken (hakem sürecine geçilmeden):
o Derginin kapsamına girmeyen
o Dil ve anlatım kuralları açısından yeterli görülmeyen
o Bilimsel açıdan hatalar içeren
o Derginin yayın politikaları ile uyuşmayan yazılar reddedilir.
• Reddedilen yazılar şayet düzeltme talepleri varsa bu talepler karşılandıktan sonra tekrardan gönderilebilir.
• Değerlendirme için uygun görülen makaleler alanında uzman iki hakeme gönderilir. Hakemler, değerlendirmelerini sistem üzerinden raporlarlar.
• İki hakemden biri olumsuz değerlendirme raporladıysa yazılar üçüncü bir hakeme yollanır.
• 3 hakemden 2’sinden olumlu onay alan makale yayınlanır.
• Hakemlerin süresi 15 gündür.
• Hakemler çalışmayı inceleyerek
o Reddedebilir
o Majör/minör düzeltme talep edebilir
o Kabul edebilir.
• Hakemler uzmanlık ve ilgi alanlarına göre belirlenir.

Yazar Yükümlülükleri
• Yazarların gönderdikleri çalışmaların bilimsel değerde ve özgün olması beklenmektedir.
• Yazarların doğru biçimde atıfta bulunmaları ve alıntı yapmaları gerekmektedir.
• Metin içeriğine katkı sağlamayan kişi veya kişiler yazar olarak belirtilmemelidir.
• Çalışmaların varsa çıkar çatışması teşkil edebilecek durumları bunlar başvuru esnasında açıklanmalıdır.
• Yazarlar verilerin kullanım haklarına ve gerekli araştırma izinlerine sahip olmalıdırlar. Çalışmalarda etik kurul onayı ve deneysel araştırmalara ilişkin izinlerin olduğu taahhüt edilmeli ve metin içerisinde bu durum belirtilmelidir. Aksi durumda çalışmanın reddedilebileceğini kabul edilmiş sayılır.
• Yazarlar çalışmalarını aynı anda birden fazla dergiye gönderemezler.
• Yayınlanmış bir çalışma tekrardan Hafıza dergisine gönderilemez.
• Değerlendirme süreci başladıktan sonra yeni yazar ekleme, yazar çıkarma, sıra değiştirme gibi değişiklik talepleri kabul edilemez.
• Toplantı, sempozyum veya kongrelerde bildiri olarak sunulmuş ancak basılmamış çalışmalar metin içerisinde durumu belirtilmek kaydıyla değerlendirmeye kabul edilir.
• Lisansüstü tezlerden üretilmiş çalışmalar Hafıza dergisinde değerlendirmeye kabul edilebilir.

Hakem Yükümlülükleri
• Değerlendirme süreci “iki taraflı kör hakemlik” yöntemi ile yürütülür.
• Hakemler yazarlar ile doğrudan iletişime geçemez
• Değerlendirme formları ve metinler üzerindeki düzeltme talepleri editör aracılığıyla yazarlara iletilir.
• Hakemler:
o Sadece uzmanlık alanı ile ilgili makaleleri değerlendirmeyi kabul etmelidir.
o Tarafsız olarak ve çalışmanın içeriği ile ilgili değerlendirme yapmalıdırlar. Irk, milliyet, cinsiyet, dini inançlar ve siyasal görüşler değerlendirmeye etki etmemelidir.
o Değerlendirme sürecinde çıkar çatışması ile karşı karşıya olunursa çalışmayı incelemeyi kabul etmemelidirler.
o Değerlendirmenin üslubuna önem vermeli, yapıcı ve nazik bir dil kullanmalıdırlar.
o Değerlendirmeyi kabul ettikleri çalışmayı zamanında gerçekleştirmelidir.

Editör Yükümlülükleri
Editörler:
• Derginin gelişimini sağlama, dergide yayınlanan çalışmaların kalitesini geliştirme, süreçleri yürütme, akademik değerleri savunma, fikri mülkiyet haklarını ve etik standartları önceleme, açıklık ve şeffaflık ilkelerine özen gösterme ile yükümlüdürler.
• Bazı durumlarda editör kurulunu bilgilendirme,
“iki taraflı kör hakemlik” yöntemini uygulama, adil, tarafsız ve zamanında değerlendirme sürecinin tamamlanmasını sağlamakla yükümlüdürler.